Korespondensi B. Indonesia

Niken Revalasha (12.39015.0001)

DIII - Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan

     I.            Surat Pemberitahuan Penerimaan Pesanan

Ialah surat yang dikirim oleh penjual kepada pemesan karena penjual mendapat order dan semua persyaratan yang diusulkan atau yang dikehendaki pemesan di dalam order itu dapat disetujui oleh penjual dan tanpa perlu lagi membahas surat pesanan itu.

Isi surat penerimaan pesanan tidak lain dari pernyataan penjual bahwa ia dapat memenuhi pesanan, namun ia memerlukan waktu beberapa lama untuk persiapan, dan mamberikan estimasi kapan pengiriman barang akan dilakukan. Surat ini sangat perlu dikirim oleh penjual kepada pemesan karena manfaatnya sangat besar, baik bagi penjual maupun bagi pemesan, yaitu :

(1)   Agar pemesan merasa tenang karena pesanannya dapat dipenuhi oleh penjual

(2)   Agar pemesan tidak lagi mencari barang yang sama dari penjual yang lain

(3)   Agar pemesan dapat mempersiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum barang yang dipesannya tiba, misalnya uang, alat angkut, gudang, dan lain-lain.

(4)   Agar pemesan dapat menawarkan barang pesanannya kepada pihak lain, walaupun barangnya belum tiba (bila barang yangdipesan itu untuk dijual lagi).

PT CITRA ASRI 48

Jalan Cendrawasi GB no . 19

Sidoarjo

                                                           

                                                                                                            Sidoarjo, 20 Februari 2014

Nomor : 22/CA /02/2014
Perihal : Pesanan Barang dan daftar harga

Kepada
Yth. Direktur PT Carefull
Jl Adelia no. 10

Surabaya

Dengan hormat,

Sehubungan dengan semakin menipisnya persediaan barang dagangan kami, maka kami memesan barang-barang sebagai berikut :

1.      Sabun Mandi citra                   50 pcs

2.      Shampo Natur                         75 pcs

3.      Hand and Body                      100 pcs

4.      Lulur mandi                            55 pcs

Untuk itu kami mohon Anda dapat mengirimkan spesifikasi yang lebih rinci, daftar harga, cara pembelian berikut cara pembayarannya. Adapun masalah pemesanan, akan segera kami lakukan setelah informasi dari Anda kami terima.

Atas perhatiannya, kami sampaikan terima kasih.

Hormat kami,
PT Citra Asri

Rizqi Arief  Firmansyah
Manajer General

 II.            Surat Pemberitahuan Pengiriman Pesanan

Surat pengiriman pesan adalah surat yang dikirim oleh penjual yang isinya memberitahukan kepada pembeli bahwa surat pesanan sudah diterima. Fungsi dari surat pengiriman pesanan itu sendiri adalah sebagai pedoman untuk pengiriman suatu barang dan Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan telah dilayani dengan baik

            Setelah penjual menerima surat pesanan,hal selanjutnya adalah member kabar kepada pembeli mengenai pesanannya terpenuhi atau pun tidak.

            Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah,surat yang dikirimkan oleh penjual kepada pembeli dengan maksud untuk memberitahukan bahwa pesanan bahwa diterima dan barang sudah dikirim ke alamat pembeli.pengiriman barang harus disertai dengan faktur.

            Fungsi surat pemberitahuan pengiriman barang, antara lain:

1.       Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani dengan baik

2.       Sebagai pedoman untuk pengiriman barang yang dikirim sesuai dengan yang dipesan

3.       Sebagai alat penagih bila pembeli lupa atau tidak mau membayar

Hal-Hal yang tercantum dalam surat pemberitahuan pengiriman barang adalan:

1.       Nama dan jenis barang yang akan dikirim

2.       Jumlah barang

3.       Harga barang

4.       Kualitas barang

5.       Cara pengangkutan barang

6.       Cara pengepakan

7.       Keteranga-keterangan lain yang dilampirkan

Penyusunan surat pemberitahuan pengiriman barang adalah sebagi berikut :

1.       Hubungkan dengan surat terdahulu

2.       Beri penghargaan kepada pemesan

3.       Beri keyakinan kepada pemesan bahwa pesanan dilakukan dengan sebaik-baik nya

4.       Beri alasan yang jelas bila pesanan tidak dapat dipenuhi

5.       Akhiri dengan memberikan harapan yang positi

Contoh :

SURAT PENGIRIMAN PESANAN

PT. INDAH JAYA

Jl. Melati no. 100

Surabaya, Jawa Timur

Indonesia

                                                                                                                        28 Februari 2014

No : 23/IJ/02/14

Hal : Pengiriman mesin cuci dan kipas angin

PT JAYA PURA

Jl. Tembaga Pura no. 92A

Jakarta, Jawa Barat

Indonesia              

Dengan hormat,

Pesanan Bapak melalui surat No. 23/IJ/02/2014 berupa dua unit mesin cuci merk Sony model S-90E dan lima unit kipas angin KDK model K-989C kami kirim hari ini, dan diperkirakan tiba di tempat Bapak besok.

Sesuai dengan permintaan Bapak, barang tersebut kami asuransikan pada Perusahaan Asuransi Selamat, Solo. Untuk memudahkan pengecekan, bersama ini kami lampirkan fotocopy premi asuransi, daftar rincian barang dan dokumen lainnya.

Semoga kiriman kami tiba dalam keadaan baik. Atas perhatian nya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

(Dyah Rasmita Hapsar)
Divisi Penjualan

Niken Revalasha (12.39015.0001)
Nama   :                                                           Nim :

                                 

SOAL “Surat Pemberitahuan Pengiriman Pesanan”

Bapak Rizqi Direktur PT Indah Pura Jaya yang beralamat di Jalan A.Yani Wiraga no. 10 Waru Sidarj, Jawa Timur menyuruh sekeretarisnya Indah Handayani untuk memesan alat masak di PT Jaya Abadi di pimpin oleh Ibu Dyah lakmita wardhani yang beralamat di Jalan Puri Mas no 45 Surabaya, Jawa Timur dan di sekretariskan oleh Dina Indriana. Bu Indah juga meminta daftar list harga beserta diskon. Buat lah surat tersebut dalam full block style.