1. Arti dan Fungsi Surat
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
2. Tujuan Menulis Surat
Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
3. Korespondensi dan Koresponden
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.
2. Tujuan Menulis Surat
Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;
b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;
c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.
3. Korespondensi dan Koresponden
Korespondensi
Korespondensi searti dengan
surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang
dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling
berkiriman surat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi
dibagi menjadi dua, yakni:
1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Koresponden Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
4. Fungsi Surat
Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:
a. Surat sebagai media komunikasi.
b. Surat sebagai barometer.
c. Surat sebagai duta penulis.
d. Surat sebagai bukti tertulis.
e. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor
1. Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
2. Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.
Koresponden Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatangani surat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.
4. Fungsi Surat
Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:
a. Surat sebagai media komunikasi.
b. Surat sebagai barometer.
c. Surat sebagai duta penulis.
d. Surat sebagai bukti tertulis.
e. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor
5. A. Kelebihan Surat:
- Murah
- Daya jangkau lebih luas
- Bersifat formal dan efektif
- Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih
B. Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya: - Susunan surat ruwet - Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit - Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya - Penulisan kalimat tidak sesusai EYD - Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat - Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia - Tata bahasa tidak teratur - Pengungkapan gagasan tidak logis - Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa-basi
- Ketikan banyak yang salah
- Penggunaan model yang tidak menentu
6. Syarat-syarat surat yang baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:
a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
- Murah
- Daya jangkau lebih luas
- Bersifat formal dan efektif
- Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih
B. Kelemahan Penyusunan Surat pada umumnya: - Susunan surat ruwet - Kalimat tidak lengkap atau berbelit-belit - Penggunaan tanda baca yang tidak pada tempatnya - Penulisan kalimat tidak sesusai EYD - Pemakaian istilah asing yang tidak perlu atau tidak tepat - Menciptakan istilah sendiri yang tidak lazim/tidak sesuai Pedoman Umum Pembentukan Istilah dalam bahasa Indonesia - Tata bahasa tidak teratur - Pengungkapan gagasan tidak logis - Kurang sopan atau terlalu banyak memuji dan basa-basi
- Ketikan banyak yang salah
- Penggunaan model yang tidak menentu
6. Syarat-syarat surat yang baik
Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:
a. Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:
- Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
- Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
- Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.
b. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.
c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.
Untuk menyusun surat yang baik,
penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.
1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.
Dalam praktik di lapangan, masih banyak surat resmi yang penyusunannya tidak cermat, tidak memenuhi syarat-syarat surat yang baik. Oleh karena itu, pahamilah aturan-aturan tentang surat yang baik serta milikilah kepandaian atau keterampilan dalam menyusun surat.
A.
Pengertian Komunikasi
Komunikasi
adalah proses penyampaian Informasi dari satu pihak kepada pihak lain. Melihat
dari definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa pihak yang berkomunikasi dapat
berupa perseorangan, kelompok atau gabungan di antara keduanya. Secara skematis
proses komunikasi dapat digambarkan dalam bagan berikut ini:
Communicator ----------- Message -------------Sign
-------------- Communicant
Feed Back
Keterangan :
1.
Communicator
Adalah pihak
yang memberikan pesan. Komunicator dapat berupa perorangan atau kelompok.
Kepentingan Communicator dalam proses komunikasi adalah menyampaikan pesan
kepada Communicant. Pihak ini yang mentukan “ Bahasa” apa yang digunakan dalam
proses komunikasi.
2.
Message
Adalah
pesan, opini, atau fakta yang ingin disampaikan. Semakin kompleks permasalahan
yang ingin disampaikan, semakin harus diperhatikan bahasa yang digunakan.
Seorang Communicator yang baik akan merumuskan message sesedarhana mungkin
sebelum melekukan proses komunikasi.
3.
Sign
Adalah “bahasa”
atau media yang digunakan dalam proses komunikasi. Dibagi menjadi 3 macam, yaitu lisan, tulisan,
dan isyarat. Masing-masing jenis komunikasi ini mempunyai keunggulan dan
kelemahan sendiri-sendiri.
4.
Communicant
Adalah pihak yang menerima pesan. Seorang
Communicator yang baik akan memperhatikan betul kemampuan, budaya, status
sosial, latar belakang pendidikan, usia, dan sebagainya dari pihak ini sebelum
melakukan proses komunikasi. Pemahaman dari pihak penerima pesan akan
menentukan pemilihan “bahasa” yang tepat.
5.
Feed Back
Adalah umpan
balik dari penerima pesan (communicant) terhadap proses komunikasi yang telah
dilakukan. Umpan balik inilah yang digunakan oleh pihak pemberi pesan sejauh
mana keberhasilan proses komunikasi. Seorang Communicator yang baik akan selalu
mengupayakan umpan balik untuk meyakinkan keberhasilan komunikasi. Umpan balik
dapat dilakukan secara langsung atau secara tidak langsung. Secara langsung
dilakukan dengan cara langsung menanyakan kepada pihak penerima leh
pemberi pesan, sementara cara tidak
langsung bisa menggunakan orang lain untuk mengetahui keberhasilan proses
komunikasi yang telah dilakukan.
Seperti
telah diungkap pada proses komunikasi, cara komunikasi secara lisan, tulisan,
dan isyarat. Secara lebih rincike 3 ara komunikasi tersebut dapat dilihat pada
uraian berikut ini:
1.
Komunikasi Lisan
Adalah
komunikasi yang dilakukan dengan cara lisan atau verbal. Komunikasi jenis ini
peling banyak digunakan karena sangat mudah pelaksanaannya. Komunikasi ini
tepat dipergunakan untuk. Mengkomunikasikan masalah yang sederhana, sementara
untuk masalah yang bersifat kompleks kurang tepat digunakan.
|
Kelebihan
|
Kelemahan
|
|
·
Cepat dilakukan,
|
·
Tingkat ketelitian lemah,
|
|
·
Dapat langsung tanpa alat bantu,
|
·
Sulit dibuktikan,
|
|
·
Dapat melihat ekspresi lawan
bicara,
|
·
Persiapan sangat kurang.
|
|
·
Dapat diperbaiki langsung bila
membuat kesalahan.
|
2.
Komunikasi Tulisan
Adalah
komunikasi yang dilakukan dengan media tulisan. Komunikasi ini timbul karena
perkembangan peradaban manusia sehigga komunikasi lisan saja dianggap tidak
cukup. Komunikasi tertulis tepat untuk mengomunikasikan hal-hal yang bersifat
kompleks, jangka waktu penggunaan komunikasi lama, dan menyangkut banyak orang.
Kelebihan dan kelemahan jenis komunikasi ini diantaranya adalah.
|
Kelebihan
|
Kelemahan
|
|
·
Pembuktian mudah dilakukan
|
·
Memerlukan alat bantu
|
|
·
Dapat dibaca kembali bila belum
jelas,
|
·
Memerlukan kemempuan berbahasa
tulis yang cukup,
|
|
·
Dapat dipersiapkan dengan matang.
|
·
Memerlukan waktu banyak dalam
pelaksaan dan menilai umpan balik.
|
3.
Komunikasi Isyarat
Adalah
komunikasi yang dilakukan dengan kode-kode tertentu baik berupa gerakan maupun
kode lain yang disepakati oleh kedua belah pihak. Jenis komunikasi dilakukan
untuk menjaga kerahasiaan informasi atau kerana ketidakmampuan kedua belah
pihak berkomuikasi baik secara lisan maupun tertulis. Secara umum kelebihan dan
kelemahan jenis komunikasi ini diantaranya.
|
Kelebihan
|
Kelemahan
|
|
·
Kerahasiaan lebih terjaga karena
hanya diketahui oleh pihak-pihak yang melakukan komunikasi.
|
·
Pembuktiannya lemah, menimbulkan
salah asumsi terhadap kode yang diberikan.
|
B.
Pengerrtian Korespondensi
Korespondensi
berasal dari bahassa inggris yaitu Correspondence, yang berarti surat menyurat.
Dilihat dari difinisi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa korespondensi
adalah komunikasi yang dilakukan dengan cara surat menyurat, atau lebih
sederhana dapat dikatakan komunikasi yang dilakukan dengan surat.
Karena
dilakukan dengan media tersebut, maka dapat dipastikan kedua belah pihak yang
saling bekomunikasi tidak berhadapan secara langsung. Permasalahan utama dan klasik
timbul karena budaya tulis kita kalah dibandingkan dengan budaya bicara dan
dengar, sementara untuk jenis komunikasi ini sangat diperlukan. Untuk
meningkatkan budaya tulis dan baca, maka praktik membaca dan menulis harus
ditingkatkan, Kemampuan baca dapat ditingkatkan dengan membaca apa saja
referensi yang dianggap mendukung seperti surat kabar, novel, buku, dan
sejenisnya. Sementara kemampuan tulis dapat ditingkatkan dengan melatih tulis
dan akan lebih mudah dengan menulis hal-hal yang sederhana misalnya buku
harian.
C. Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Dalam Korespondensi
1.
Pihak Pemberi Pesan
Pemahaman
pada pihak pemberi pesan lebih diperhatikan pada bahasa tulis yang digunakan.
Untuk diperlukan pemahaman mengenalbahasa tulis yang baik secara umum bahasa
tulis yang baik yaitu:
·
Jelas
Pengertian
jelas di sini adalah jelas mengenai maksud penulisan surat maupun jelas pada
penulisannya, jika penulis menulis surat dengan tulisan tangan, maupun tata
bahasa yang digunakan, untuk mencapai maksud ini seorang Penulis surat harus
memikirkan topik permasalahan secara matang dan mengumpulkan data pendukung,
bila permasalahan pada tulisan tanganya, maka seorang penulis harus
mengupayakan bentuk tulisannya agar mudah dibaca, sementara agar tata bahasa
yang digunakan tepat Peulis harus mempelajari kaidah Tata Bahasa Indonesia
serta rajin membaca dan menulis sehingga kemampuannya semakin meningkat.
·
Singkat
Pengertian
singkat di sini adalah langsung pada pokok permasalahan tanpa melupakan kaidah
sopan-santun dalam menulis surat. Permasalah yang sering timbul pada diri kita
sebagai Bangsa Timur adalah kaidah sopan-santun terlalu panjang dibandingkan
dengan materi pembicaraan itu sendiri.
·
Menggunakan bahasa yang umum
Bahasa yang
umum di sini berarti bahasa yang biasanya digunakan. Memang betul, bahasa yang
digunakan dapat menunjukkna citra atau image
si Pembuat surat, tetapi bila maksud yang di tuju tidak sampai proses
komunikasi tidak berhasil seperti diharapkan. Sehingga sebelum menggunakan
bahasa asing atau bahasa daerah, Penulis surat harus berpikir, umumkah bahasa
tersebut digunakan dalam kehidupan sehari-hari terutama bagi pembaca? Hal ke
dua yang harus diperhatikan adalah kebenaran dan istilah tersebut, karena
jangan sampai usaha untuk meningkatkan citra justru berakibat sebaliknya
sebagai penghancur citra karena kesalahan tulis atau istilah bahasa yang
digunakan.
·
Menggunakan standar penulisan yang
umum
Yang
dimaksud dengan standar penulisan yang umum bukan berarti standar penulisan
baku seperti dalam tata bahasa baku Bahasa Indonesia, tetapi dengan melihat
obyek surat tersebut ditujukan. Bila surat tersebut ditujukan kepada sahabat,
keluarga, atau rekan akrab di mana sudah dipahami kebiasaan, tingkah laku, budaya,
dan sebagainya justru penggunaan bahasa baku iti akan mengurangi kadar
keakraban. Bahasa baku tepat digunakan untuk komunikasi tertulis formal seperti
surat dalam hubungan kerja, relasi pengajaran, dan sebagainya.
2.
Pihak yang Diberi Pesan (Communicant)
Pemahaman
pada pihak penerima pesan sangat penting karena pihak itulah pesan akan
disampaikan. Pemahaman pihakn ini dilakukan dengan melihat latar belakang
sosial, pendidikan, budaya, kebiasaan, tingkat sosial dalam kelompoknya dan
sebagainya. Diketahuinya latar belakang penerima pesan dapat digunakan sebagai
pertimbangan penting untuk menentukan bahasa surat yang digunakan. Bahasa
“tinggi” hanya akan menimbulkan kesia-siaan, jika tidak dipahami oleh penerima
surat.
D. EVALUASI PROSES
KORESPONDENSI
Evaluasi
dalam proses korespondensi adalah upaya untuk melihat efektivitas atau tercapai
tidaknya komunikasi tersebut setelah dijalankan. Evaluasi perlu selalu
dilakukan untuk melihat hasil dari kegiatan ynag telah kita kerjakan bukan hanya
pada proses komunikasi, tetapi seharusnya untuk setiap kegiatan. Tujuan utama
dari hal ini adalah sebagai sarana mawas diri agar kegiatan sam dilakukanpada
masa yang akan datang lebih baik daripada yang telah dilakukan sebelumnya.
Evaluasi
proses korespondensi dilakukan dengan berbagai cara antara lain:
1.
Memikirkan
kembali surat yang telah dikirimkan apakah telah sesuai dengan tujuan semula
atu belum sesuai.
2.
Meminta
umpan balik / feed back dan penerima pesan baik secara langsung, maupun tidak
langsung. Hal paling mmudah untuk melakukan hal ini adalah dengan menilai
balasan dari penerima surat. Bila tanggapan sesuai harapan, maka kegiatan
korespondensi dapat disebut berhasil, sementara bila masih banyak ditanyakan
substansi dari surat tersebut, menandakan ada hal yang belum tepat dan surat
yang kita kirimkan. Identifikasi ketidak tepatan tersebut harus cepat dilakukan
sebelum mengganggu proses komunikasi berikutnya.
3.
Belajar dari
kesalahan-kesalahan yang dibuat. Pepatah Barat mengatakan The experiennces is
the best teacher atau pengalaman adalah guru terbaik. Idetifikasi
kesalahan-kesalahan yang telah dibuat jangan mengulang kembali
kesalahan-kesalahan tersebut karena hanya orang bodohlah yang mengulangi
kesalahan untuk yang ke dua kali.
Posted by admin
Surat merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari aktivitas manusia pada zaman modern ini. Didorong oleh
tuntutan kebutuhan ekonomi dan sosialnya, manusia akan menjalin hubungan yang
semakin luas dengan berbagai individu, baik yang berada disekitarnya maupun
ditempat lain.
1. Falsafah dasar
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.
Dalam mata kuliah ini cq. ‘korespondensi bisnis’ akan dibahas tata cara penulisan surat yang baik ditinjau dari bentuk, isi, jenis, model serta bahasa yang lazim dipakai dalam penulisan surat. Disamping itu akan disajikan juga beberapa contoh untuk masing-masing jenis surat yang dibahas dalam kuliah ini agar mahasiswa lebih mudah mempelajari dan memahaminya.
2. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena itu isi surat juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluar/masuk dpat dijadikan sebagai :
1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hokum yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.
2. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
4. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.
5. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.
3. Surat yang Baik
Penulis surat dapat menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik tersebut :
a. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya
b. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.
c. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.
d. Isi Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.
Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini :
a. Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
b. Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan
c. Menetapkan bahan rujukan : dokumen/arsip dan berbagai macam data pendukung yang diperlukan
4. Pentingnya Korespondensi Bisnis
Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka ‘face to face negotiation’ pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan ‘notulen’ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Apabila perundingan tersebut dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan berkesinambungan, maka semua catatan notulen dari setiap pertemuan tersebut akan dituangkan dalam suatu kesimpulan akhir yang disebut dengan “Persetujuan Prinsip” atau Memorandum Of Understanding yang dikenal dengan singkatan ‘MOU’. MOU tersebut selanjutnya akan ditandatangani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat kesepakatan dalam suatu upacara sederhana yang disebut dengan ‘Assigment of MOU’.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
a. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan
b. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan tepat waktu’ sebagaimana yang disepakati dalam dokumen ‘MOU’.
c. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.
5. Etika Korespondensi
Berdasarkan uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya peranan korespondensi dalam menunjang aktifitas bisnis perusahaan, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain :
1. Isi Surat
Tujuan dari setiap korespondensi adalah mengkomunikasikan atau menyampaikan pesan, amanat, berita maupun informasi dan data kepada relasi bisnis kita dengan baik dan benar serta dengan cara yang sopan. Pada dasarnya ‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga syarat sebagai berikut :
a. Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan
b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.
c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.
2. Bahasa yang Baik dan Benar
Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Jelas ejaannya, biasakan menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks kalimat tertentu, jika diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk mencari kata-kata yang tepat (terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris)
b. Tidak menggunakan kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan kerancuan salah penafsiran yang membingungkan penerima surat.
c. Gunakan tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel dan basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan bahasa Indonesia, karena itu jika kita dapat menyusun kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat mudah untuk dapat ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar pula.
3. Tulis dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu bahwa surat yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan kepribadian kita. Ketikan atau tulisan yang rapi akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti, bersih, rapih dan efisien. Hindari penggunaan penghapus (tip-ex) atau correction pen, karena surat bisnis resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.
4. Perhatikan Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya dapat dibagi-bagi dalam beberapa bagian sebagai berikut :
Ruang referensi, ruang nama & alamat, kalimat pembuka, Isi surat, kalimat penutup, nama pengirim, tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim. Pembahasan lebih lanjut mengenai masalah ini akan dibahas pada bab-bab selanjutnya. (Bab-2).
5. Membaca Kembali (Koreksi)
Sebelum anda mengirimkan atau menandatangani surat tertentu, terlebih dahulu luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal ini penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak perlu terjadi. Jika anda seorang manajer sebaiknya jangan 100% percayakan urusan korespondensi kepada sekretaris anda, telitilah sebelum surat tersebut anda tanda tangani, karena andalah yang menjadi penanggung jawab atas isi surat itu, Ingatlah isi surat tersebut kelak bisa dijadikan barang bukti di pengadilan apabila terjadi perselisihan dan sengketa bisnis dengan relasi anda, oleh karena itu baca lagi dan sekali lagi sebelum anda menandatanganinya.
6. Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima. Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda hingga esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan memutuskan membeli produk dari perusahaan anda bukan atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan. Segeralah berikan respon jawaban atas pesanan yang masuk, lazimnya jawaban sementara atas pesanan yang masuk meskipun hanya berupa pemberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita terima disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat 7 hari kerja sejak surat pemesanan diterima kita sudah harus dapat memberikan jawaban & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.
1. Falsafah dasar
Suatu organisasi atau perusahaan harus mengadakan hubungan dengan organisasi atau perusahaan lain agar aktivitas bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan lancar. Didalam upaya menjalin dan membina hubungan tersebut ‘surat’ masih memegang peranan yang penting disamping penggunaan sarana komunikasi lainnya seperti telepon, faxcimili, internet dan lainnya. Jadi yang dimaksud dengan ‘korespondensi bisnis’ pada dasarnya adalah berbagai macam aktivitas pertukaran informasi dan data melalui media surat-menyurat dalam menunjang aktivitas bisnis diantara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya.
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang berguna untuk menyampaikan informasi dari suatu pihak kepada pihak lain. Informasi tersebut dapat berupa pemberitahuan, pengumuman, pernyataan, permohonan, permintaan, laporan dan sebagainya. Dengan perantaraan surat, setiap orang dapat langsung berkomunikasi dengan sesamanya tanpa harus bertatap muka terlebih dahulu.
Surat biasanya juga sering dijadikan sebagai bukti otentik tertulis ‘hitam diatas putih’. Oleh karena itu, kata-kata dan kalimat dalam surat tersebut harus disusun secara efektif dan efisien serta disusun dengan baik dan teliti. Ketelitian dan kecermatan tersebut dibutuhkan untuk menjamin ketepatan isi surat sebagaimana yang diinginkan oleh pengirimnya.
Surat dapat mencerminkan ‘citra diri’ dari pengirimnya, menyadari hal tersebut perusahaan perlu bersikap selektif dalam memilih sekretaris yang akan menangani aktivitas korespondensi atau surat menyurat tersebut, Citra perusahaan dapat tercemar dan tercoreng apabila urusan korespondensi dalam kegiatan bisnisnya ditangani oleh sekretaris yang tidak menguasai teknik dan etika korespondensi. Surat sebagai suatu pesan yang tertuang dalam bentuk tertulis kadang kala akan dibaca berulang-ulang oleh penerimanya, oleh karena itu pengirim harus berusaha agar dapat memberikan kesan yang baik dalam benak si penerima surat tersebut.
Menulis ‘surat’ yang baik tidak menuntut keahlian khusus seperti seorang pengarang novel, puisi, cerpen atau karya sastra lainnya, karena pada dasarnya ‘surat’ bukanlah sebuah karya sastra. Meskipun demikian, menyususn surat yang baik tidaklah sesederhana yang sering dibayangkan orang, karena ada aturan dan kebiasaan tertentu yang secara umum berlaku dan harus dipenuhi oleh setiap penulis surat.
Dalam mata kuliah ini cq. ‘korespondensi bisnis’ akan dibahas tata cara penulisan surat yang baik ditinjau dari bentuk, isi, jenis, model serta bahasa yang lazim dipakai dalam penulisan surat. Disamping itu akan disajikan juga beberapa contoh untuk masing-masing jenis surat yang dibahas dalam kuliah ini agar mahasiswa lebih mudah mempelajari dan memahaminya.
2. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi dari suatu pihak kepada pihak yang lainnya, oleh karena itu isi surat juga dapat mencerminkan citra diri, kualitas serta wibawa dari pengirimnya. Dalam dunia ‘bisnis’ maupun ‘dinas’ instansi pemerintahan, dokumentasi surat sangatlah penting dilakukan, karena surat yang keluar/masuk dpat dijadikan sebagai :
1. Bukti otentik tertulis dan mempunyai kekuatan hokum yang sifatnya mengikat, misalnya : Surat Perjanjian, Kuitansi, Bukti tanda terima, Faktur, dan sebagainya.
2. Sebagai Referensi, dalam merencanakan atau menindaklanjuti suatu aktivitas tertentu. Misalnya : Kumpulan surat yang didokumentasikan dan diarsipkan dengan baik merupakan sumber data yang kelak akan diperlukan dalam kegiatan perencanaan maupun untuk menentukan sikap, menindaklanjuti suatu kegiatan/keputusan tertentu.
3. Jaminan Keamanan dan Kepemilikan, missal : Surat Jalan, Sertifikat dll.
4. Sarana Promosi (Iklan) bagi pihak pengirim, khususnya dalam banyak jenis surat-surat penawaran bisnis seperti brosur, leaflet, price list dan sebagainya.
5. Sarana efektif untuk mengatasi kendala waktu, jarak dan tenaga. Dll.
3. Surat yang Baik
Penulis surat dapat menyusun surat yang baik dan benar dalam aktifitas korespondensi bisnis apabila penulis surat tersebut mengetahui adanya beberapa syarat maupun ciri-ciri tertentu dari sebuah surat yang baik. Berikut ini beberapa syarat dan ciri-ciri dari surat yang baik tersebut :
a. Bentuk surat harus disesuaikan dengan isi, pesan dan tingkat urgensinya
b. Bahasa yang dipergunakan tidak boleh kasar atau menyinggung perasaan, dan tetap menjaga sopan santun.
c. Kalimat-kalimat dalam surat harus mematuhi kaidah-kaidah tata bahasa Indonesia yang benar (EYD). Oleh sebab itu pengetahuan mengenai tata bahasa yang baik dan benar mutlak dibutuhkan.
d. Isi Surat tidak perlu terlalu panjang dan bertele-tele, tetapi menggunakan bahasa yang efisien, efektif dan lugas namun harus tetap menjaga etika kesopanan sehingga menjadi lebih mudah dipahami dan berkesan mendalam.
Dalam penyusunan ‘surat’ yang sifatnya ‘dinas’ atau ‘resmi’ penulis surat juga perlu memperhatikan beberapa hal berikut ini :
a. Mempersiapkan dan merencanakan rancangan surat dengan baik (draft)
b. Menetapkan dan menguasai permasalahan yang akian diungkapkan
c. Menetapkan bahan rujukan : dokumen/arsip dan berbagai macam data pendukung yang diperlukan
4. Pentingnya Korespondensi Bisnis
Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80% kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi (surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail. Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung ‘face to face negotiation’. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam perdagangan international pada umumnya.
Hasil negosiasi tatap muka ‘face to face negotiation’ pada akhirnya juga akan dirumuskan dan didokumentasikan dalam bentuk surat menyurat atau korespondensi. Karena hasil pertemuan tatap muka dari kedua belah pihak yang bernegosiasi akan dituangkan dalam bentuk catatan ‘notulen’ atau minutes. Notulen sebagai catatan tertulis tersebut biasanya akan diparaf (diberi initial) dari masing-masing pihak yang bernegosiasi, sebagai tanda kesepakatan sementara.
Apabila perundingan tersebut dilakukan dalam beberapa kali tatap muka dan berkesinambungan, maka semua catatan notulen dari setiap pertemuan tersebut akan dituangkan dalam suatu kesimpulan akhir yang disebut dengan “Persetujuan Prinsip” atau Memorandum Of Understanding yang dikenal dengan singkatan ‘MOU’. MOU tersebut selanjutnya akan ditandatangani bersama oleh kedua belah pihak yang membuat kesepakatan dalam suatu upacara sederhana yang disebut dengan ‘Assigment of MOU’.
Dengan demikian jelaslah bahwa kendatipun suatu transaksi dilakukan dengan cara tatap muka, pada akhirnya tetap akan dirumuskan dalam bentuk tertulis, atau dalam bentuk dokumen surat menyurat. Maka cara apapun yang dipakai dalam transaksi apakah melalui korespondensi atau negosiasi tatap muka, pada akhirnya korespondensi tetap akan memegang peranan yang terpenting, sebab tanpa adanya korespondensi baik melalui media surat biasa, teleks, faksimili, email, dll maka suatu transaksi perdagangan khususnya ekspor-impor rasanya mustahil dapat dilaksanakan.
a. Korespondensi dan Citra Baik (Favourable Image)
Pada prakteknya hampir sebagian besar relasi bisnis kita bisa jadi hanya mengenal perusahaan kita melalui surat-surat (brosur, leaflet, price list) yang telah kita kirimkan. Mereka tidak menganal kita secara pribadi atau personal. Oleh karena itu, desain bentuk dan isi surat mulai dari kop surat, isi surat dan bahasa yang digunakan akan menjadi cerminan awal dari eksistensi perusahaan kita.
Citra perusahaan pada tahap awal perkenalan mungkin sekilas hanya diwakili oleh bentuk sampul amplop ataupun kop suratnya, oleh karena itu desain amplop maupun kop surat perlu dibuat dengan desain yang anggun dan indah yang dapat memberikan informasi dasar mengenai perusahaan, terutama yang dapat menunjukkan sejauh mana integritas dan bonafiditas perusahaan
b. Korespondensi dan Reputasi (Good Reputation)
Apabila perusahaan kita telah mendapatkan pesanan pertama (first order = trial order) maka hal ini berarti kita mulai memasuki tahap yang amat penting dalam kehidupan usaha bisnis tersebut. Pesanan pertama merupakan ujian atas bonafiditas perusahaan, dan salah satu ukuran yang dapat dipakai adalah apakah perusahaan dapat memegang komitmen, khususnya tentang ‘tepat mutu dan tepat waktu’ sebagaimana yang disepakati dalam dokumen ‘MOU’.
c. Korespondensi dan Kepercayaan (Reliability)
Citra yang baik muncul dari penampilan lahir yang baik, sedangkan reputasi yang baik akan terlahir dari kemampuan perusahaan dalam memegang janji komitmen atau dalam menunjukkan kinerja yang baik. Apabila perusahaan dapat mencapai kedua sasaran diatas maka secara otomatis para pelanggan akan menaruh kepercayaan kepada perusahaan dalam aktifitas transaksi bisnisnya. Peranan korespondensi sangatlah penting untuk dapat menunjang mewujudkan tercapainya ketiga sasaran tersebut yaitu tercapainya : citra, reputasi dan kepercayaan dari mitra bisnis perusahaan.
5. Etika Korespondensi
Berdasarkan uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya peranan korespondensi dalam menunjang aktifitas bisnis perusahaan, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dikemukakan berkaitan dengan ‘tata cara dan etika’ dalam korespondensi bisnis, antara lain :
1. Isi Surat
Tujuan dari setiap korespondensi adalah mengkomunikasikan atau menyampaikan pesan, amanat, berita maupun informasi dan data kepada relasi bisnis kita dengan baik dan benar serta dengan cara yang sopan. Pada dasarnya ‘isi surat’ yang baik harus memenuhi tiga syarat sebagai berikut :
a. Jelas, isi pesan dan berita yang disampaikan
b. Tepat (data & informasi), terlebih apabila menyangkut angka-angka.
c. Benar (tata bahasanya) serta singkat padat penyampaiannya.
2. Bahasa yang Baik dan Benar
Kata-kata, kalimat dan bahasa yang dipakai dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :
a. Jelas ejaannya, biasakan menggunakan kata-kata yang tepat untuk konteks kalimat tertentu, jika diperlukan anda dapat menggunakan kamus untuk mencari kata-kata yang tepat (terutama untuk korespondensi yang berbahasa Inggris)
b. Tidak menggunakan kata-kata yang mempunyai arti ganda dan bias menimbulkan kerancuan salah penafsiran yang membingungkan penerima surat.
c. Gunakan tata bahasa yang runtut dan tidak perlu menambahi dengan embel-embel dan basa-basi yang tidak diperlukan. Pada dasarnya gramatika bahasa Inggris hamper sama dengan bahasa Indonesia, karena itu jika kita dapat menyusun kalimat bahasa Indonesia yang baik dan benar, maka akan sangat mudah untuk dapat ditrabslate atau diterjemahkan kedalam bahasa Inggris dengan baik dan benar pula.
3. Tulis dan Ketik yang Rapi
Ingatlah selalu bahwa surat yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan kepribadian kita. Ketikan atau tulisan yang rapi akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti, bersih, rapih dan efisien. Hindari penggunaan penghapus (tip-ex) atau correction pen, karena surat bisnis resmi harus bias menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.
4. Perhatikan Tata Letak Surat
Susunan isi surat dan lay outnya pada umumnya dapat dibagi-bagi dalam beberapa bagian sebagai berikut :
Ruang referensi, ruang nama & alamat, kalimat pembuka, Isi surat, kalimat penutup, nama pengirim, tanda tangan pengirim dan jabatan pengirim. Pembahasan lebih lanjut mengenai masalah ini akan dibahas pada bab-bab selanjutnya. (Bab-2).
5. Membaca Kembali (Koreksi)
Sebelum anda mengirimkan atau menandatangani surat tertentu, terlebih dahulu luangkan waktu anda untuk membaca kembali surat tersebut, hal ini penting untuk menghindari kesalahan-kesalahan fatal yang seharusnya tidak perlu terjadi. Jika anda seorang manajer sebaiknya jangan 100% percayakan urusan korespondensi kepada sekretaris anda, telitilah sebelum surat tersebut anda tanda tangani, karena andalah yang menjadi penanggung jawab atas isi surat itu, Ingatlah isi surat tersebut kelak bisa dijadikan barang bukti di pengadilan apabila terjadi perselisihan dan sengketa bisnis dengan relasi anda, oleh karena itu baca lagi dan sekali lagi sebelum anda menandatanganinya.
6. Balas Segera
Usahakan membalas setiap surat yang masuk ‘segera’ setelah surat itu diterima. Apabila perlu surat yang masuk dibalas pada hari yang sama. Jangan tunda hingga esok apa yang bisa anda selesaikan hari ini. Mungkin sebagian besar pelanggan memutuskan membeli produk dari perusahaan anda bukan atas dasar pertimbangan harga atau mutu barang, namun lebih didasari oleh kecepatan pelayanan dan perhatian kita terhadap kepuasan kebutuhan pelanggan. Segeralah berikan respon jawaban atas pesanan yang masuk, lazimnya jawaban sementara atas pesanan yang masuk meskipun hanya berupa pemberitahuan bahwa surat pesanan yang dikirim pelanggan sudah kita terima disebut Acknowlwdgement Receipt, selanjutnya paling lambat 7 hari kerja sejak surat pemesanan diterima kita sudah harus dapat memberikan jawaban & kepastian tentang bisa tidaknya pesanan tersebut dipenuhi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar